Steuerfreiheit von Arbeitgeberzuschüssen zur Kinderbetreuung
Im Gegensatz zur Steuererklärung, in der der Abzug von Kinderbetreuungskosten begrenzt ist (EStG § 10 Abs. 1 Nr. 5), unterliegt die Steuerfreiheit von Arbeitgeberzuschüssen keinen Obergrenzen. Arbeitgeberleistungen zur Unterbringung und Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen sind steuer- und sozialversicherungsfrei, sofern sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden (EStG § 3 Nr. 33). Das bedeutet, dass auch hohe Kosten für die Betreuung in privat organisierten, kostenintensiven Einrichtungen in voller Höhe steuerfrei erstattet werden können.
Voraussetzungen für die Steuerfreiheit
Die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit sind:
- Unterbringung und Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder in geeigneten externen Einrichtungen.
- Die Zuschüsse müssen zusätzlich zum regulären Gehalt gezahlt werden.
Eine Gehaltsumwandlung, bei der das Gehalt reduziert und durch den Zuschuss ersetzt wird, ist nicht zulässig.
Für Eltern, die Betreuungskosten in der Steuererklärung geltend machen, gibt es jedoch eine Begrenzung: Dort können 80 Prozent der Ausgaben, maximal 4.800 Euro pro Kind, abgesetzt werden. Diese Beschränkung besteht unabhängig von der grundsätzlich unlimitierten Steuerfreiheit der Arbeitgeberzuschüsse.
Nicht erstattungsfähig im Rahmen der Steuerfreiheit sind Aufwendungen für Betreuung im eigenen Haushalt, etwa durch Kinderpflegerinnen, Hausgehilfinnen oder Familienangehörige. Auch Leistungen, die dem Unterricht eines Kindes dienen, fallen nicht unter die Steuerbefreiung. Die Steuerfreiheit bezieht sich ausschließlich auf die Unterbringung und Betreuung in externen Einrichtungen.
Besonderheiten für schulpflichtige Kinder
Arbeitgeberzuschüsse sind grundsätzlich nur für die Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder steuerfrei. Eine Ausnahme besteht für kurzfristig erforderliche Betreuung, etwa infolge von Überstunden der Eltern: In solchen Fällen können Arbeitgeber bis zu 600 Euro im Jahr steuerfrei übernehmen.
Wenn die Voraussetzungen für die Lohnsteuerbefreiung erfüllt sind, sind die entsprechenden Kinderbetreuungskosten zudem beitragsfrei in der Sozialversicherung. Diese Beträge werden nicht dem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt zugerechnet (SvEV § 1 Abs. 1 Nr. 1).
Voraussetzungen für den Kindergartenzuschuss
Steuerfreie Arbeitgeberleistungen sind nur möglich, sofern die Kinder nicht schulpflichtig sind. Ein Kind gilt als nicht schulpflichtig, solange es noch nicht eingeschult ist (R 3.33 Abs. 3 LStR). In Bundesländern mit späten Sommerferien können Zuschüsse daher auch in den Monate August und gegebenenfalls September bis zum Tag der Einschulung gezahlt werden.
Die Steuerbefreiung gilt sowohl für Sachleistungen, etwa betriebsinterne Kindergärten, als auch für Geldleistungen, wie Zuschüsse zu Kita-Gebühren. Zu den begünstigten Einrichtungen zählen:
- Schulkindergärten
- Kindertagesstätten
- Kinderkrippen
- Tagesmütter
- Wochenmütter
- Ganztagespflegestellen
Ausgeschlossen ist die steuerfreie Erstattung von Betreuungskosten im eigenen Haushalt. Ebenfalls zählen Kosten, die nicht direkt der Betreuung dienen, wie die Beförderung zwischen Wohnung und Kindergarten, nicht zu den begünstigten Ausgaben (R 3.33 Abs. 2 LStR).
Voraussetzungen für den steuerfreien Zuschuss
Damit ein Zuschuss steuerfrei bleibt, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die Auszahlung muss zusätzlich zum Gehalt erfolgen — der Arbeitgeber darf den Zuschuss nicht als Teil des regulären Entgelts betrachten, sondern muss ihn als zusätzliche Leistung gewähren.
- Das geförderte Kind darf nicht schulpflichtig sein (also noch nicht eingeschult) (R 3.33 Abs. 3 LStR).
Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ergeben sich hieraus finanzielle Vorteile: Arbeitgeber können steuerbegünstigte Leistungen anbieten, und Arbeitnehmer profitieren von der Steuerfreiheit, sofern die Voraussetzungen eingehalten werden. Es spielt keine Rolle, welcher Elternteil die Betreuungskosten trägt; erhalten beide Elternteile Kindergartenzuschüsse von ihren jeweiligen Arbeitgebern, bleibt die Leistung steuerfrei, wenn die genannten Bedingungen erfüllt sind.
Alternative Zahlungen und Höchstgrenzen
Unter bestimmten Bedingungen können Kindergartenzuschüsse auch anstelle von Weihnachtsgeld oder anderen Sonderzahlungen gewährt werden. Ein Arbeitgeber könnte beispielsweise das Weihnachtsgeld streichen und stattdessen einen Kindergartenzuschuss anbieten, was für beide Seiten vorteilhaft sein kann.
Es gibt keine feste Höchstgrenze für steuerfreie Kindergartenzuschüsse. Der Zuschuss darf jedoch die tatsächlich entstandenen Betreuungskosten nicht übersteigen, da darüber hinausgehende Beträge steuerpflichtig werden. Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber einen Nachweis über die Zahlungen an die Betreuungseinrichtung vorlegen, beispielsweise durch einen jährlichen Bescheid, der die gezahlten Beträge dokumentiert.
Der Zuschuss kann sowohl die reinen Betreuungskosten als auch das Essensgeld umfassen, sofern diese Leistungen steuerfrei sind. Dabei ist entscheidend, dass die Kosten für Verpflegung eindeutig und getrennt von den Betreuungskosten ausgewiesen werden. Unter bestimmten Voraussetzungen kann auch das Essensgeld steuerlich begünstigt werden, wodurch die finanzielle Belastung von Familien mit nicht schulpflichtigen Kindern weiter reduziert wird.
Steuerliche Behandlung von Kinderbetreuungskosten
Die steuerliche Behandlung von Kinderbetreuungskosten umfasst mehrere Aspekte, die für die Steuer- und Beitragsfreiheit von Arbeitgeberzuschüssen relevant sind. Grundsätzlich müssen die Zuschüsse zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden.
Eine Umwandlung von arbeitsrechtlich geschuldetem Arbeitslohn in einen Kindergartenzuschuss führt demnach nicht zur Steuer- und Beitragsfreiheit.
Wichtige Aspekte der steuerfreien Arbeitgebererstattungen
Wichtig ist außerdem, dass steuerfreie Arbeitgebererstattungen die abzugsfähigen Aufwendungen in der Einkommensteuererklärung mindern. Das hat der Bundesfinanzhof mit Beschluss vom (Az. III R 30/20) klargestellt:
Lohnsteuerfrei ausgezahlt werden kann nur, was den tatsächlich entstandenen Aufwand des Arbeitnehmers abdeckt. Überzahlungen, die die realen Kosten übersteigen, sind steuerpflichtig.
Aus diesem Grund sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten sorgfältig dokumentieren, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.
Kosten für Essensgeld in der Kindertagesstätte
Auch Kosten für das Essensgeld in der Kindertagesstätte (Kita) können steuerfrei durch den Arbeitgeber bezuschusst werden. Auch hier gilt:
- Der Zuschuss muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgen.
- Die insgesamt erstatteten Kosten für die Kita dürfen die tatsächlichen Aufwendungen für Betreuung und Verpflegung nicht übersteigen.
Der Arbeitgeber kann demnach bis zu einem Betrag von 600 Euro im Jahr steuerfrei zuschießen, vorausgesetzt, dies überschreitet nicht die realen Kosten.
Nachweispflichten bei Barzuschüssen
Bei Barzuschüssen ist die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit nur gegeben, wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die geeignete Verwendung nachgewiesen hat. Die Nachweise sind im Original aufzubewahren und als Belege zum Lohnkonto abzulegen, wie in den Richtlinien zur Lohnsteuer (R 3.33 Abs. 4 Sätze 2 und 3 LStR) vorgeschrieben.
Arbeitnehmer müssen daher alle relevanten Belege sammeln und dem Arbeitgeber vorlegen.
Beispiel zur Veranschaulichung
Ein Beispiel veranschaulicht die möglichen Effekte:
Ein Arbeitgeber bietet einem neuen Mitarbeiter ein Bruttogehalt von 1.770 Euro an und zahlt zusätzlich einen Kindergartenzuschuss von 230 Euro, sodass der Gesamtbetrag von 2.000 Euro erreicht wird. In diesem Fall kann der Mitarbeiter in Steuerklasse 5 etwa 130 Euro mehr netto erhalten, während der Arbeitgeber monatlich 50 Euro spart.
Auf das Jahr gerechnet ergibt sich damit eine Ersparnis von rund 600 Euro für den Arbeitgeber, während der Mitarbeiter insgesamt 1.560 Euro mehr netto erhält.
Wichtige Hinweise für Arbeitgeber
Zuschüsse, die als Teil des regulären Gehalts angesehen werden, sind nicht steuerfrei. Wird das Gehalt dafür reduziert, um den Zuschuss zu finanzieren, entfällt die Steuer- und Beitragsfreiheit.
Arbeitgeber sollten daher deutlich machen, dass die Zuschüsse zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden.
Häufig gestellte Fragen zur Kinderbetreuung und Arbeitgeberleistungen
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