Gesellschafterliste anfordern: So kommen Sie schnell an die Eigentümerdaten

Wenn Sie die Gesellschafterstruktur einer GmbH prüfen möchten, müssen Sie die aktuelle Gesellschafterliste anfordern. Dieses Dokument ist die einzige verbindliche Quelle darüber, wer Anteile an der Gesellschaft hält und wie hoch diese sind. Doch wer stellt dieses Dokument aus und wo stellt man den Antrag? In diesem Ratgeber erfahren Sie alles Wissenswerte für das Jahr 2026.

Wo kann man eine Gesellschafterliste anfordern?

Es gibt grundsätzlich zwei Wege, um an die Liste der Gesellschafter zu gelangen. Je nach Zweck Ihrer Anfrage ist der eine oder der andere Weg sinnvoller:

1. Beim Handelsregister (Offizieller Weg): Da die Geschäftsführung einer GmbH verpflichtet ist, jede Änderung der Gesellschafter unverzüglich zum Handelsregister einzureichen, ist das Registergericht die sicherste Quelle.

2. Direkt beim Unternehmen: Sie können die Liste auch direkt bei der Geschäftsführung der jeweiligen GmbH anfordern. Dies ist oft bei Due-Diligence-Prüfungen im Rahmen von Verkäufen der Fall, bietet aber rechtlich nicht die gleiche Gewähr wie der Auszug aus dem Register.

Offizielle Gesellschafterliste online anfordern

Der schnellste Weg führt über das gemeinsame Registerportal der Länder. Hier müssen Sie keinen schriftlichen Antrag per Post stellen, sondern können das Dokument digital anfordern:

• Besuchen Sie das Portal handelsregister.de.

• Suchen Sie nach der Firma mittels Name oder HRB-Nummer.

• Wählen Sie die Dokumentenansicht (DK) aus. Dort sind alle eingereichten Gesellschafterlisten chronologisch sortiert hinterlegt.

• Laden Sie die aktuellste Version als PDF herunter.

Wann muss man die Liste schriftlich beim Registergericht anfordern?

In seltenen Fällen, beispielsweise wenn Sie eine beglaubigte Kopie für Behörden im Ausland oder für gerichtliche Auseinandersetzungen benötigen, müssen Sie die Gesellschafterliste schriftlich beim zuständigen Amtsgericht (Registergericht) anfordern. In diesem Fall wird eine Gebühr für die Beglaubigung fällig. Für die einfache Einsicht reicht der Online-Weg jedoch völlig aus.

Was steht in der Liste, die Sie anfordern?

Sobald Sie die Gesellschafterliste anfordern und erhalten, finden Sie darin folgende Pflichtangaben gemäß § 40 GmbHG:

• Gesellschafter: Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort.

• Anteile: Die Nennbeträge und die laufenden Nummern der Geschäftsanteile.

• Beteiligungsquote: Die prozentuale Beteiligung am Stammkapital.

Kosten beim Anfordern der Gesellschafterliste

Seit der Digitalisierung der Register (DiRUG) ist das bloße Einsehen und Herunterladen von Dokumenten wie der Gesellschafterliste im Handelsregisterportal in der Regel kostenfrei. Kosten entstehen meist nur noch dann, wenn Sie einen «Amtlichen Ausdruck» (beglaubigte Form) benötigen. Private Dienstleister verlangen oft Gebühren zwischen 15 und 30 Euro – diese können Sie sich durch den direkten Abruf beim offiziellen Portal sparen.

Digital geht es am schnellsten

Wenn Sie eine Gesellschafterliste anfordern möchten, ist der Weg über das offizielle Online-Handelsregister der effizienteste. Sie erhalten sofortigen Zugriff auf das PDF-Dokument und sehen die aktuell hinterlegte Eigentümerstruktur.