Beglaubigter oder amtlicher Handelsregisterauszug: Wo liegt der Unterschied?

Wer für die Bank, den Notar oder ein Visum einen Nachweis über ein Unternehmen benötigt, stolpert oft über die Begriffe: Brauche ich einen beglaubigten oder amtlichen Handelsregisterauszug? Die Antwort ist simpel, aber wichtig für die Rechtssicherheit Ihrer Unterlagen. In diesem Ratgeber erfahren Sie, warum beide Begriffe heute fast dasselbe bedeuten und welches Dokument Sie wirklich benötigen.

Beglaubigt oder amtlich: Eine Frage der Bezeichnung

Früher war der Begriff «beglaubigter Handelsregisterauszug» der Standard. Mit der vollständigen Digitalisierung der Register in Deutschland wurde die Terminologie jedoch modernisiert.

• Amtlicher Ausdruck: Dies ist die heutige offizielle Bezeichnung für das Dokument, das vom Registergericht (Amtsgericht) erstellt und verifiziert wurde.

• Beglaubigter Auszug: Dies ist der umgangssprachliche Begriff, der nach wie vor häufig von Banken oder Behörden verwendet wird.

• Fazit: Wenn heute jemand einen «beglaubigten» Auszug verlangt, meint er in der Regel den amtlichen Ausdruck.

Wann benötigen Sie diese offizielle Form?

Ein einfacher Ausdruck (oft kostenlos online verfügbar) reicht für die interne Information meist aus. Ein amtlicher bzw. beglaubigter Handelsregisterauszug ist jedoch zwingend erforderlich für:

• Notarielle Beurkundungen: Zum Beispiel beim Kauf von Immobilien oder Firmenanteilen.

• Kreditanträge: Banken verlangen zur Identitätsprüfung der Firma meist die amtliche Version.

• Internationale Geschäfte: Für die Verwendung im Ausland (oft zusätzlich mit einer Apostille oder Legalisation).

• Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen: Zum Nachweis der rechtmäßigen Existenz des Unternehmens.

Wo kann man den amtlichen/beglaubigten Auszug anfordern?

Es gibt zwei Wege, um das Dokument offiziell zu beziehen:

1. Online-Portal: Über das offizielle Registerportal der Länder (handelsregister.de) können Sie gezielt einen «amtlichen Ausdruck» bestellen. Dieser wird entweder elektronisch signiert oder per Post versandt.

2. Amtsgericht: Sie können den Auszug auch direkt beim zuständigen Registergericht vor Ort beantragen.

Kosten und Gebühren im Jahr 2026

Während die reine Online-Einsicht in die Registerdaten mittlerweile oft kostenfrei ist, fallen für die Beglaubigung Gebühren an:

• Ein amtlicher Ausdruck kostet gemäß der bundeseinheitlichen Gebührenordnung in der Regel 20,00 €.

• Diese Gebühr deckt den Verwaltungsaufwand der Zertifizierung durch die Justiz ab.

• Vorsicht vor Drittanbietern: Viele Webseiten verlangen zusätzliche Servicepauschalen. Der günstigste Weg ist immer das offizielle Justizportal.

Der elektronische amtliche Ausdruck (EA)

Eine moderne Alternative zum Papierdokument mit Siegel ist der elektronische amtliche Ausdruck (EA).

• Er verfügt über eine qualifizierte elektronische Signatur des Gerichts.

• Er ist rechtlich dem Papierdokument mit Stempel und Unterschrift gleichgestellt.

• Vorteil: Er kann sofort als PDF per E-Mail an Geschäftspartner oder Notare weitergeleitet werden.

Zusammenfassung: Welchen Auszug wählen?

Wenn Sie unsicher sind, ob Sie den einfachen, den beglaubigten oder den amtlichen Handelsregisterauszug benötigen:

• Für die eigene Recherche genügt der kostenlose normale Abdruck.

• Sobald eine Behörde, Bank oder ein Notar das Dokument anfordert, bestellen Sie den amtlichen Ausdruck.

Fazit

Ob man es nun beglaubigter oder amtlicher Handelsregisterauszug nennt – entscheidend ist die behördliche Verifizierung. Im digitalen Zeitalter erhalten Sie dieses Dokument am schnellsten als elektronischen amtlichen Ausdruck direkt über die Justizportale, um maximale Rechtssicherheit für Ihre Vorhaben zu garantieren.