Amtlicher Ausdruck Handelsregister: Das Dokument für höchste Rechtssicherheit

In der Geschäftswelt gibt es Momente, in denen eine einfache Kopie oder ein kostenloser Download nicht ausreicht. Wenn Banken, Notare oder Behörden einen Nachweis über ein Unternehmen verlangen, wird oft ein amtlicher Ausdruck aus dem Handelsregister gefordert. Doch was unterscheidet diesen von einem einfachen Ausdruck und wie kommt man an das offizielle Dokument?

Was ist ein amtlicher Ausdruck?

Der amtliche Ausdruck ist die moderne Bezeichnung für das, was früher als «beglaubigter Handelsregisterauszug» bekannt war. Seit der vollständigen Digitalisierung der Register wird dieser Ausdruck vom zuständigen Amtsgericht erstellt und mit einem offiziellen Siegel oder einem entsprechenden Beglaubigungsvermerk versehen. Er bestätigt mit öffentlichem Glauben, dass die enthaltenen Daten exakt mit dem Registerstand übereinstimmen.

Wann benötigen Sie einen amtlichen Ausdruck?

Während für die schnelle Information im Geschäftsalltag oft ein einfacher Ausdruck (AD) genügt, ist der amtliche Ausdruck in folgenden Fällen meist zwingend erforderlich:

• Notartermine: Bei Grundstückskäufen oder komplexen Anteilsübertragungen.

• Bankgeschäfte: Zur Eröffnung von Geschäftskonten oder bei hohen Kreditaufnahmen.

• Auslandsgeschäfte: Wenn Sie im Ausland nachweisen müssen, dass Ihre Firma existiert (oft in Verbindung mit einer Apostille).

• Gerichtsverfahren: Als beweiskräftiges Dokument vor Gericht.

• Ausschreibungen: Bei der Teilnahme an öffentlichen Vergabeverfahren.

Wo kann man einen amtlichen Ausdruck anfordern?

Es gibt zwei Hauptwege, um an dieses offizielle Dokument zu gelangen:

1. Online über das Registerportal: Über das offizielle Portal der Länder (handelsregister.de) können Sie einen «amtlichen Ausdruck» bestellen. Dieser wird Ihnen dann entweder digital (mit qualifizierter elektronischer Signatur) oder per Post zugestellt.

2. Direkt beim Amtsgericht: Sie können den amtlichen Ausdruck auch persönlich oder schriftlich beim Registergericht anfordern, in dessen Bezirk das Unternehmen seinen Sitz hat.

Kosten für den amtlichen Ausdruck

Im Gegensatz zur einfachen Online-Einsicht, die seit 2022 oft kostenlos ist, bleibt der amtliche Ausdruck gebührenpflichtig. Die Gebühren sind in der Justizverwaltungskostenordnung festgelegt:

• Ein amtlicher Ausdruck (beglaubigt) kostet in der Regel 20,00 € pro Dokument.

• Diese Gebühr fällt für den Verwaltungsaufwand der Beglaubigung an und muss per Rechnung, Vorkasse oder Justizkostenmarke beglichen werden.

Unterschied: Einfacher vs. Amtlicher Ausdruck

Merkmal	Einfacher Ausdruck (AD/CD)	Amtlicher Ausdruck
Zweck	Information / Eigenbedarf	Behörden / Banken / Rechtssicherheit
Kosten	Meist kostenlos (online)	20,00 € Gebühr
Beglaubigung	Nein	Ja (Siegel oder Signatur)
Beweiskraft	Eingeschränkt	Vollständige Beweiskraft

Elektronischer amtlicher Ausdruck (EA)

Eine moderne Form ist der elektronische amtliche Ausdruck. Dieser wird als PDF-Datei versandt und verfügt über eine qualifizierte elektronische Signatur des Gerichts. Er ist rechtlich dem Papierdokument mit Siegel gleichgestellt und lässt sich bequem per E-Mail an Banken oder Notare weiterleiten, sofern diese die digitale Form akzeptieren.

Wenn es offiziell sein muss

Der amtliche Ausdruck aus dem Handelsregister ist unverzichtbar, wenn es um formelle Rechtssicherheit geht. Achten Sie darauf, das Dokument direkt über die offiziellen Justizportale oder beim Amtsgericht anzufordern, um sicherzustellen, dass die Beglaubigung anerkannt wird und Sie keine überhöhten Vermittlungsgebühren an Drittanbieter zahlen.